Archiwizowanie dokumentów jest konieczne z punktu widzenia prawa i każda firma musi je przechowywać przez odpowiednio długi czas. Jednak powinny one być jednocześnie odpowiednio zabezpieczone i ustawione w taki sposób, aby dostęp do konkretnych akt nie był w żaden sposób utrudniony, a wręcz przeciwnie znalezienie wszystkich dokumentów było łatwe i przejrzyste.
W takiej sytuacji sprawdzają się regały do archiwum. Wykorzystują je zarówno specjalizujące się w archiwizowaniu dokumentów firmy, jak i te które zajmują się tym we własnym zakresie.
Istotna wielkość regałów
Dokumenty najczęściej przechowywane są w specjalnych segregatorach, które dają możliwość opisania w zakresie daty i np. nazwiska. Następnie należy je chronologicznie ustawić. W związku z tym regały w archiwum muszą swobodnie mieścić tego rodzaju segregatory. Istotna będzie zarówno ich wysokość, jak i głębokość. Warto sprawdzić te parametry przed dokonaniem zakupu, aby mieć pewność, że wybrany produkt spełnia nasze oczekiwania.
Stabilność i solidne wykonanie
Z uwagi na fakt, że grube segregatory mogą być ciężkie, a na regale będzie miała znaleźć się ich duża ilość, to bardzo ważne jest aby taki mebel był odpowiednio wytrzymały i solidny. Wówczas mamy pewność, że nie zawali się pod ciężarem dokumentów. Musi to być rozwiązanie bardzo trwałe, które pozwoli nam na zachowanie porządku w dokumentach, które w danej chwili nie dą nam potrzebne, jednak możliwe, że z czasem będziemy musieli do nich wrócić.
Kupuj regały z jednego źródła
Jeśli tworzymy firmowe archiwum to warto zdecydować się na zakupienie wszystkich regałów do danego pomieszczenia w jednym miejscu. Dzięki temu będą one odpowiednio do siebie dopasowane, niekiedy istnieje również możliwość ich połączenia, co zwiększy poziom stabilności. Sprawimy również w ten prosty sposób, że nasze archiwum będzie bardziej przejrzyste i jednorodne, więc wielu osobom, zdecydowanie łatwiej będzie znaleźć w nim poszukiwane dokumenty.
Be the first to reply